Aangepast op 17 mei 2018
Dit privacy statement heeft betrekking op de verwerking van je persoonsgegevens als werknemer of oud-werknemer van Proton Engineering B.V. of Proton Assembly B.V. (hierna: “Proton”, “ons” of “wij”). Deze persoonsgegevens worden conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en lokale wet- en regelgeving (samen “de privacywetgeving”) verwerkt. Het kan natuurlijk zijn dat je je zorgen maakt over de hoeveelheid gegevens die we van je verwerken. Daarom leggen we in deze verklaring goed uit wat we doen. Als je daarover toch nog vragen hebt kun je die altijd stellen. Dit statement is bedoeld om je te informeren over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken en welke rechten in dat kader aan je toekomen. Hierna komen de volgende onderwerpen aan de orde:
1. Wat is een persoonsgegeven?
2. Waarvoor verwerkt Proton je persoonsgegevens?
3. Met wie deelt Proton jouw persoonsgegevens?
4. Hoe lang bewaart Proton jouw persoonsgegevens?
5. Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?
6. Hoe kunnen wijzigingen in dit privacy statement gemaakt worden?
7. Wat zijn jouw rechten?
8. Met wie kun je hierover contact opnemen?
1. Wat is een persoonsgegeven?
In de privacywetgeving wordt gesproken over persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld een naam of telefoonnummer, maar ook een geboortedatum, e mailadres of lidmaatschap van een vakbond. Met werknemersgegevens worden de persoonsgegevens van werknemers van Proton bedoeld. 2. Waarvoor verwerkt Proton jouw persoonsgegevens? Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen als dit is toegestaan op grond van de privacywetgeving. Hierna lees je welke persoonsgegevens Proton verzamelt en voor welk doel we dat doen. Daarbij gaat het niet alleen om de gegevens van jou zelf. Soms is het nodig om gegevens van je partner te verzamelen en te verwerken, of van familieleden zoals kinderen. Ook daarvoor geldt dat Proton dit alleen maar doet als hier een goede reden voor is.
A) Ter uitvoering van een arbeidsovereenkomst Wij verwerken de volgende persoonsgegevens in het kader van de arbeidsovereenkomst, waaronder contact met werknemer, beoordeling van functioneren van de werknemer, het uitkeren van salaris, pensioen en overige
– vergoedingen:
– Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, huwelijkse staat of geregistreerd partnerschap en samenlevingsvorm;
– BSN, kopie paspoort/identiteitsbewijs, pasfoto, eventueel handicap;
– CV, opleiding, diploma’s, getuigschriften, gegevens met betrekking tot je
functioneren; Verlof, tijdsregistratie, personeelsvoordelen;
– Gegevens over het gebruik van jouw leaseauto zoals benzinegebruik.
– Bankgegevens en pensioen- en verzekeringsgegevens.
Bovenstaande gegevens zijn noodzakelijk voor het aangaan van de
arbeidsovereenkomst met jou. Wij moeten namelijk weten wie er voor Proton
werkzaam is en hoe we salarissen moeten betalen. Wanneer je deze persoonsgegevens niet verstrekt, komt er geen arbeidsovereenkomst tot stand of bestaat bijvoorbeeld de mogelijkheid dat je bepaalde betalingen niet kunt ontvangen waar je wel recht op hebt.
B) Wettelijke verplichtingen
Wij verwerken daarnaast de onderstaande persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Proton rusten op grond van onder meer de Ziektewet, Pensioenwet en belasting- en douanewetgeving.
– Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, huwelijkse staat, eventueel handicap;
– BSN, kopie paspoort/identiteitsbewijs;
– In bepaalde gevallen een eventuele Verklaring omtrent het gedrag (“VOG”) en
– Personeelsvoordelen, bankgegevens, pensioen- en verzekeringsgegevens. Bovenstaande gegevens zijn noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Wanneer je deze persoonsgegevens niet verstrekt, kan Proton niet voldoen aan de wettelijke verplichtingen.
3. Met wie deelt Proton jouw persoonsgegevens? Proton kan de hierboven genoemde persoonsgegevens eventueel verstrekken aan:
– Arbodienst mits Proton daartoe verplicht is op grond van de Ziektewet en Wet verbetering poortwachter.
– Overheidsinstanties zoals het UWV en de belastingdienst (incl. douane) voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
– Politie, justitie en deurwaarders voor zover Proton wettelijk verplicht is mee te werken aan verzoeken en vorderingen van deze partijen. Opdrachtgevers van Proton, zij ontvangen alleen de hoogst noodzakelijke gegevens voor de uitvoering van de werkzaamheden.
– Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, VCA certificaat en/ of eventuele andere certificaten en in bepaalde gevallen een eventuele Verklaring omtrent het gedrag (“VOG”).
Proton kan daarnaast ook andere partijen inschakelen in het kader van de uitvoering van het verzamelen en verwerken van werknemersgegevens, zoals het bedrijf dat zorgt voor de verwerking van de salarissen (Please / Back Office) of het bedrijf dat voor ons collectieve verzekeringen regelt. Deze andere partijen zijn “verwerkers” voor Proton en verwerken je gegevens slechts ten behoeve van ons en voor geen enkel ander doel. Proton blijft in dit geval verantwoordelijk voor de verwerking. Proton kan jouw persoonsgegevens tenslotte ook doorgeven aan andere bedrijven binnen Proton Group. Dit zal alléén gebeuren als dit nodig is voor het onderhouden van contacten binnen Proton Group.
4. Hoe lang bewaart Proton jouw persoonsgegevens?
In de wet is vastgelegd dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is. Daarbij gelden voor ons de onderstaande uitgangspunt.
– In het personeelsdossier worden gegevens met betrekking tot je CV, opleiding, diploma’s, getuigschriften en de gegevens met betrekking tot je functioneren twee jaar na afloop dienstverband vernietigd;
– De overige gegevens in het Personeelsdossiers worden op grond van de wettelijke bewaarplicht 5 jaar bewaard;
– De kopie van je paspoort wordt op grond van de wettelijke bewaarplicht 5 jaar bewaard.
– Voor specifieke financiële gegevens wordt de fiscale bewaarplicht 7 jaar gehandhaafd op grond van de Algemene Wet inzake rijksbelastingen.
5. Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?
Wij hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of een andere vorm van onrechtmatige verwerking. Proton zal tijdig melding maken van een eventueel datalek en jou als dat nodig is hiervan ook op de hoogte brengen.
6. Wijzigingen in dit privacy statement
Wij kunnen dit privacy statement van tijd tot tijd wijzigen als daar een reden voor is. Als dat gebeurt zullen we daar op de gebruikelijke manier mededeling van doen.
7. Wat zijn mijn rechten?
Het is van belang dat wij je persoonsgegevens up-to-date kunnen houden om fouten in de communicatie te voorkomen. Je kunt je persoonsgegevens daarom altijd laten aanvullen, corrigeren of verwijderen. Daarnaast heb je op grond van de wet het recht om ons te vragen om:
– inzage te geven in je persoonsgegevens;
– bezwaar aan te tekenen tegen de verwerkingen van je persoonsgegevens;
– de verwerking en overdracht van je persoonsgegevens te beperken; en/of
– je persoonsgegevens door te geven aan jezelf of aan een derde.
Wij zullen je verzoek beoordelen conform de privacywetgeving. Proton zal je dan zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek, informatie verstrekken over de acties die we hebben ondernomen naar aanleiding van je verzoek. Deze termijn kunnen we in bijzondere omstandigheden met twee maanden verlengen, bijvoorbeeld in verband met de complexiteit van jouw verzoek of het aantal verzoeken dat Proton ontvangt. Proton zal je in dat geval informeren. Je hebt daarnaast op elk moment het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Contact
Als je vragen hebt over dit privacy statement dan kun je contact opnemen met:
Proton Engineering B.V. / Proton Assembly B.V.
Gerwald van Leenders
Bezoekadres: Philitelaan 57 –Videolab / 5617 AK / Eindhoven
Postadres: Postbus 1627 / 5602 BP / Eindhoven
tel.: 040-2928038
Mobiel: 06-41826139
E-mail: gvanleenders@proton-engineering.nl
